Wedding planner : ce qu’il fait et comment le choisir pour votre mariage

Publié le : 13 mars 202314 mins de lecture

Le wedding planner est un professionnel qui s’occupe de l’organisation des mariages dans les moindres détails. Son rôle est de planifier l’ensemble de la cérémonie : sur la base des indications des époux, il gère la réservation de l’église, les décorations, les invitations, les faveurs, les fournisseurs et l’accueil dans le lieu souhaité. Pour cela, vous devez comprendre comment la choisir, quand la contacter pour organiser le mariage et avoir une idée des coûts liés à la prise de contact avec un organisateur de mariage. Découvrons tous les secrets de cette figure professionnelle.

Le wedding planner connaît parfaitement le monde du mariage sous toutes ses facettes et sait proposer des idées de mariage originales et tendances . Contacter ce professionnel est synonyme de sécurité pour l’organisation à 360 degrés de votre mariage.

Précisément parce que le wedding planner permet d’éviter les angoisses, les retards, les soucis et le stress vécus dans les préparatifs du mariage, le service qu’il propose est de plus en plus apprécié des couples.

Wedding planner : qui est-il et à quoi sert-il ?

Wedding planner est une expression anglaise qui signifie organisateur ou organisateur (planificateur) de mariage (mariage) et est actuellement utilisée en italien pour indiquer la personne qui organise le mariage, mais elle est également utilisée comme synonyme d’organisateur d’événement, traduction anglaise d’événement planificateur.

Le métier de wedding planner est né aux États-Unis et au fil du temps il s’est également étendu à d’autres pays anglo-saxons et à l’Europe. En France, l’organisateur de mariage est une figure de plus en plus populaire et très souvent les couples décident de faire appel à ce professionnel, en essayant de maintenir un équilibre entre tradition et changement.

Le wedding planner s’occupe de toute l’organisation du mariage, choisissant avec les futurs époux l’église, le lieu et la restauration pour la réception, les invitations, les faveurs de mariage et les arrangements. En même temps, planifier l’événement dans la pratique, effectuer les réservations et gérer les contacts avec les professionnels et les fournisseurs nécessaires à l’excellente réussite du mariage. Cet aspect est de plus en plus apprécié par les époux car le wedding planner entretient des relations privilégiées et des contacts étroits avec les fleuristes, les photographes professionnels, les musiciens et groupes musicaux, les restaurateurs et les boutiques de souvenirs.

En fidélisant les fournisseurs, le wedding planner parvient à obtenir des conditions favorables d’un point de vue économique et dispose d’un fort pouvoir de négociation vis-à-vis des époux.

Deuxièmement, s’appuyer sur un organisateur d’événements permet d’éviter les problèmes et les déboires, le stress et les angoisses : c’est le wedding planner qui contacte les experts et fixe les rendez-vous puis accompagne le couple pour conclure les accords définitifs.

Enfin, il s’occupe de réaliser le mariage sur la base des besoins et des indications des futurs époux.

Le résultat est un événement personnalisé et sur mesure, tenant compte à la fois de la tradition et du bon goût et de la personnalité de ses protagonistes.

La plupart des organisateurs de mariage se spécialisent exclusivement dans l’organisation de mariages, cependant certains, en tant que véritables organisateurs d’événements, s’occupent également d’autres types d’événements, tels que des événements d’entreprise, des congrès, des réunions, des conventions ou d’autres types de cérémonies, telles que des baptêmes, des confirmations, des fiançailles, vœux de mariage et renouvellement des vœux de mariage.

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Wedding planner : son rôle avant, pendant et après le mariage

Le rôle du wedding planner avant et pendant le mariage consiste à guider les époux grâce à son expérience et ses connaissances : il est ainsi possible de traduire leurs souhaits en réalité et de trouver la solution la plus adaptée à leurs besoins. Même s’il s’agit d’un professionnel extérieur, sa contribution n’est jamais détachée et froide. Au contraire, elle parvient à impliquer activement le couple dans les choix et, si les époux le souhaitent, elle implique également leurs familles d’origine.

En effet, le wedding planner, après un premier briefing avec le couple, se charge de présenter des propositions en fonction des indications et souhaits des époux et de leur budget. Les époux peuvent alors les accepter, les refuser, en discuter ou demander à les modifier. Une fois les aspects fondamentaux du mariage déterminés, le professionnel passe à l’organisation proprement dite en contactant les prestataires, l’église et le service traiteur ou le restaurant selon le lieu de la réception. L’objectif consiste également à obtenir le meilleur prix, en garantissant toujours la qualité de la prestation et en respectant les délais fixés dans les devis.

Deuxièmement, il est possible d’avoir une fête vraiment personnelle et non anonyme sans stress et assurant un gain de temps et d’argent considérable. C’est précisément pour cette raison que très souvent les époux demandent au wedding planner d’être présent au mariage et à la réception suivante. De cette façon, l’organisateur est toujours disponible pour résoudre rapidement tout problème qui pourrait survenir à la dernière minute.

Enfin, même une fois l’événement terminé, il peut jouer un rôle actif et important en cas de problème avec les fournisseurs. Par conséquent, ce chiffre agit comme un médiateur pour aborder ces difficultés de la meilleure façon possible et rapidement.

Combien de temps avant le mariage faut-il contacter un wedding planner ?

Le wedding planner doit être contacté longtemps à l’avance, même si les délais sont généralement plus courts que ceux nécessaires pour organiser seul votre mariage.

Vous pouvez également planifier l’événement en un mois seulement, tant que vous souhaitez un événement très simple. Cette solution est généralement adoptée par certains étrangers qui souhaitent se marier en Italie sans un grand nombre d’invités, ou, à l’inverse, par des Italiens qui se rendent à l’étranger pour leur mariage. Dans ce cas, le wedding planner s’occupe également de la partie administrative (par exemple la délivrance des visas et des documents) et de prendre les dispositions avec l’agence de voyage.

Cependant, nous devons garder à l’esprit qu’un mois est une période extrêmement courte pour organiser un mariage et donc le résultat final sera un événement sans prétention ou confortable, avec peu d’invités et où l’accent est mis sur quelques détails choisis pour rendre le cérémonie unique et personnelle.

Il est donc conseillé de contacter le wedding planner au moins 6 mois avant l’événement car ce type de professionnel se caractérise par un planning de travail planifié et un timing détaillé et précis.

Si vous voulez un mariage de conte de fées, cependant, la recommandation est de contacter le planificateur de mariage un an à l’avance. Plus il y a de temps disponible, moins il y aura de stress et d’anxiété et plus le succès sera certain. La plus grande difficulté réside dans le choix de l’église et du lieu des célébrations, c’est-à-dire les éléments fondamentaux de la logistique. Villas, châteaux, maisons historiques, fermes et restaurants ont parfois une limite minimale et maximale d’invités, tandis que dans d’autres, ils garantissent une plus grande flexibilité. Deuxièmement, nous devons prendre en considération le style que nous voulons donner au mariage, le budget que nous sommes prêts à dépenser et la date du mariage lui-même. En effet, si la cérémonie a lieu en haute saison (mai, juin et septembre), surtout en week-end (vendredi soir inclus), il est nécessaire de réserver l’emplacement bien à l’avance. Les plus connus et les plus populaires peuvent également avoir des listes d’attente d’un an. Par conséquent, même si le wedding planner n’a pas été contacté dans un délai raisonnable, vous serez contraint de limiter vos demandes et de vous rabattre sur une solution qui ne vous satisfait pas pleinement.

Comment choisir un wedding planner ?

Le choix du wedding planner doit être fait avec soin et scrupule, en tenant compte de divers éléments.

Tout d’abord, vous devez établir votre budget et avoir des idées claires sur le mariage que vous souhaitez réaliser. Ce n’est qu’ainsi que l’organisateur de mariage peut donner du style et une note très personnelle à l’événement.

Deuxièmement, il est bon de comparer les services proposés par le professionnel.

Certains s’occupent de l’organisation complète du mariage, qui comprend toute la planification et la direction de l’événement. Gère les relations avec les fournisseurs et le service traiteur, réserve le lieu, organise les préparatifs et les décorations du mariage, coordonne toutes les phases de la cérémonie et aide à la gestion des démarches bureaucratiques et administratives relatives à la promesse de mariage, au mariage religieux et au mariage civil .

D’autres wedding planners, quant à eux, n’exercent qu’une fonction de consultants, d’organisateurs d’événements ou d’assistance de fournisseur, proposant au couple une sélection parmi les meilleures du marché.

Enfin, d’autres professionnels se sont spécialisés dans le domaine des décorations artistiques et de la personnalisation des lieux grâce à des détails exclusifs qui rendent l’événement unique.

À ce stade, une recherche doit être effectuée sur les meilleurs organisateurs de mariages de la région, en se référant aux portails dédiés au mariage où ils peuvent être trouvés divisés par région et par gamme de prix. Les avis des autres utilisateurs qui se sont déjà tournés vers des professionnels individuels sont très utiles pour être sûr de respecter les délais et le budget fixés. Une fois qu’une liste restreinte de noms a été sélectionnée, il est conseillé de contacter individuellement les professionnels pour un entretien : il est important de s’organiser à l’avance.

Un aspect à considérer est l’exclusivité, c’est-à-dire le fait que le wedding planner est disponible pour toute la journée du mariage et n’a pas à assister à plusieurs événements à la même date. C’est un élément fondamental dans le cas où vous optez pour le service complet. L’entretien cognitif permet de comprendre quels services sont proposés et comment aborder le mariage, afin de savoir comment travaille la wedding planner et comment elle coordonne les différentes phases de l’événement. En parallèle, toutes les informations sont fournies sur le type de mariage à organiser, le style, le nombre d’invités et le lieu souhaité.

Dès le premier instant, une bonne relation doit s’établir avec le wedding planner car la collaboration est essentielle à la réussite de la cérémonie. A ce stade, le wedding planner propose un planning qui établit précisément les horaires et les prestataires à contacter.

Il faut vérifier comment est calculé le coût du wedding planner et s’il y a une commission pour ce professionnel sur les services des fournisseurs. En outre, le devis doit indiquer tous les postes de dépenses de manière définie, y compris les suppléments éventuels. Il est conseillé de comparer au moins 4 devis pour vérifier le rapport qualité/prix et le niveau de service proposé.

Wedding planner : combien ça coûte ?

Le coût d’un organisateur de mariage dépend de la méthode utilisée pour calculer ses honoraires. Il peut s’agir d’une commission sur chaque prestation effectuée, représenter un pourcentage du budget établi (jusqu’à 20%) ou être un montant qui n’entre pas dans le budget du mariage. Dans le même temps, les coûts varient selon qu’une consultation complète ou partielle est demandée et le type de service demandé. De plus, les professionnels peuvent proposer des tarifs variables et des forfaits mariage qui couvrent différentes solutions.

Le coût d’une consultation complète avec l’organisateur de mariage lors du mariage varie de 1 600 à 2 000 euros. Par exemple, une planification qui comprend le conseil, la restauration pour 100 invités, une séance photo et des arrangements floraux coûte environ 10 000 euros. C’est précisément pour cette raison que les organisateurs de mariages peuvent gagner des chiffres variables. Selon le type de mariage organisé, les frais varient de 1 000 euros à 75 000 euros dans le cas d’un mariage de luxe et de cérémonies extra-luxe.

Le revenu des professionnels dépend de l’expérience et du nombre de fournisseurs qu’il faut contacter pour organiser le planning. En effet, avoir de l’expérience dans le domaine permet d’avoir des fournisseurs fidèles et une clientèle satisfaite qui peut grandir avec le temps et alimenter le bouche à oreille. Dans le même temps, avoir des relations étroites avec les fournisseurs permet des prix avantageux et donc un indice de satisfaction des clients plus élevé et une augmentation des commandes.

Deuxièmement, si le wedding planner est payé avec une commission sur les services des fournisseurs avec lesquels des accords sont conclus, un bénéfice plus important est obtenu lorsqu’un réseau dense de contacts est disponible. De ce point de vue, la capacité à tisser des liens avec clients et fournisseurs, à communiquer ses connaissances et à se faire connaître, est fondamentale, afin de devenir une référence pour l’organisation de mariages.

En général, les wedding planner opérant dans les grandes villes proposent des prix plus élevés, mais dans ce cas la concurrence est plus forte et il faut savoir se distinguer des autres opérateurs du secteur.

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